Vào tháng 9 năm 2020, Chính phủ Nhật Bản đã công bố một nỗ lực số hóa quy mô lớn. Cơ quan kỹ thuật số được thành lập vào tháng 9 năm 2021 và hai tháng sau, khoản ngân sách trị giá 5,7 nghìn tỷ yên Nhật đã được đưa ra để số hóa xã hội Nhật Bản.

1. Mục tiêu của chiến dịch số hóa

Covid-19 đã cho thấy rất rõ ràng rằng Nhật Bản đang bị tụt lại phía sau trong quá trình số hóa. Những lời kêu gọi từ Chính phủ về làm việc từ xa tại nhà hóa ra lại khó khăn đối với các công ty Nhật Bản. Trong khi các công ty đa quốc gia lớn của Nhật Bản có thể triển khai làm việc từ xa, thì hầu hết các công ty khác không có hệ thống cũng như tư duy để giữ nhân viên của họ làm việc tại nhà. Thêm vào đó, bản thân việc quản lý của chính phủ hóa ra lại dựa trên giấy tờ rất nhiều, và các công chức thấy mình không thể đổi chỗ làm việc lấy chỗ ở. Chính phủ dường như không thể làm theo lời khuyên của chính mình và quyết định làm điều gì đó về nó.

Làm việc từ xa không chỉ trở thành vũ khí chống lại Covid-19, nó cũng được coi là một công cụ hữu ích để giải quyết một vấn đề dài hạn lớn ở Nhật Bản- dân số ở các vùng nông thôn đang suy giảm. Hơn nữa, làm việc tại nhà giải phóng nhân viên khỏi việc cư trú tại các siêu đô thị, nơi không gian sống khan hiếm và đắt đỏ. Trong khi mọi người và các trụ sở chính thường tập trung ở Tokyo và các thành phố lớn,thì một xu hướng ngược lại đã xuất hiện do Covid-19, đó là một số vùng ngoại ô thoáng đãng đã trở thành phổ biến đối với những người chuyên làm việc tại các đô thị. Và hiện nay, ngày càng có nhiều công ty chuyển trụ sở chính của họ đến các khu vực ít dân cư hơn. Chính phủ rất muốn đẩy mạnh xu hướng này để hồi sinh khu vực nông thôn, một mục tiêu chiến lược trong nhiều thập kỷ. Để làm được như vậy, số hóa xã hội Nhật Bản là chìa khóa quan trọng.

Ngân sách chính phủ trị giá 5,7 nghìn tỷ yên được chi cho các dự án nghiên cứu về hệ thống CNTT-TT sau 5G, tiếp tục triển khai cơ sở hạ tầng kỹ thuật số ở khu vực nông thôn và tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ, chính phủ điện tử và đào tạo 2,3 triệu chuyên gia số hóa . Quá trình số hóa tăng tốc sẽ dẫn đến các ứng dụng mới trong các lĩnh vực như khoa học đời sống, fintech, an ninh mạng, thiết kế không tưởng, cảm biến và các sản phẩm công nghệ khác.[1]

2. Chi tiết về Cơ quan Kỹ thuật số và các nhiệm vụ chủ yếu

Trong Cơ quan Kỹ thuật số của Nhật Bản, Thủ tướng là người đứng đầu, giúp thống nhất hợp tác giữa các Bộ khi tạo ra các dịch vụ kỹ thuật số. Tuy nhiên, Bộ trưởng chuyển đổi kỹ thuật số giám sát các chức năng hành chính thực tế với sự trợ giúp của giám đốc kỹ thuật số, thực tế là người phụ trách thứ hai tại cơ quan, cùng với một thứ trưởng, thư ký quốc hội và phó tổng cục trưởng.

Các chuyên gia từ bên ngoài sẽ được chọn vào các vai trò quản lý như kiến ​​trúc sư trưởng, giám đốc thiết kế, giám đốc an ninh thông tin, giám đốc sản phẩm và giám đốc công nghệ. Hơn nữa, cơ quan này được chia thành bốn nhóm riêng biệt giám sát các khía cạnh như thực hiện chiến lược và phát triển các dịch vụ mới, với mục đích tổng thể là thúc đẩy hợp tác công tư. Để đạt được mục tiêu này, một phần ba trong số 600 nhân viên ban đầu của cơ quan, khoảng 200 người, đến từ khu vực tư nhân (tham khảo hình vẽ).

Hội đồng Xúc tiến Xã hội Kỹ thuật số được thành lập song song với cơ quan này và chịu trách nhiệm kiểm tra và đánh giá việc thực hiện các biện pháp của từng bộ phận.

Cơ quan Kỹ thuật số của chính phủ đặt ra bốn nhiệm vụ cơ bản cần thực hiện, đó là số hóa các thủ tục hành chính công, khuyến khích số hóa toàn xã hội, tạo cơ sở hạ tầng cần thiết để hỗ trợ số hóa trong tất cả các ngành và hiện thực hóa một xã hội kỹ thuật số không ai bị bỏ lại phía sau.

-    Số hóa các dịch vụ hành chính để cho phép công dân chỉ cần có điện thoại thông minh hoặc thiết bị khác có thể dễ dàng hoàn thành các thủ tục trực tuyến, bao gồm cả những thủ tục bắt buộc khi di chuyển và nhận trợ cấp của chính phủ.

Trọng tâm để thực hiện mục tiêu đầu tiên là mở rộng việc sử dụng thẻ mã số thuế và an sinh xã hội “My Number” của Nhật Bản. Cơ quan này đang đẩy mạnh việc sử dụng các thẻ mang số cá nhân gồm 12 chữ số được chỉ định cho mỗi cư dân tại Nhật Bản, như một cách để số hóa quyền truy cập vào các dịch vụ khẩn cấp của chính phủ, bao gồm các biện pháp chốngdịch COVID-19 đangdiễnra. Nó cũng khuyến khích việc sử dụng như một công cụ toàn diện để hoàn thành thủ tục hành chính và cải thiện hệ thống chia sẻ thông tin của các bộ, cơ quan và chính quyền địa phương. Chẳng hạn, các thẻ được sử dụng với một ứng dụng của chính phủ mới ra mắt gần đây để tạo hộ chiếu vắc-xin kỹ thuật số để sử dụng ở những nơi như sân bay, nhà hàng và địa điểm tổ chức sự kiện.

Các thẻ này cũng dùng để nhận dạng các thủ tục hành chính liên quan đến an sinh xã hội, thuế và các biện pháp đối phó với thiên tai. Một chip IC nhúng chứa chứng chỉ điện tử xác định cá nhân cũng có thể được sử dụng để truy cập các dịch vụ do các doanh nghiệp tư nhân cung cấp.

Tuy nhiên, tỷ lệ đăng ký thẻ“My Number” thấp đã cản trở việc sử dụng rộng rãi trong xã hội. Theo Bộ Nội vụ và Truyền thông, từ tháng 10/2015 khi hệ thống bắt đầu hoạt động đến hết tháng 9/2021, khoảng 48,7 triệu thẻ đã được phát hành, chiếm hơn 38% cư dân. Chính phủ đã tìm cách tăng cường phân phối, bao gồm các kế hoạch cung cấp điểm thưởng cho chủ thẻ trị giá lên tới 20.000 Yên, với mục đích phát hành thẻ cho tất cả cư dân vào cuối năm 2022[2].

Kể từ tháng 3 năm 2021, thẻ “My Number” có thể được sử dụng thay cho giấy chứng nhận bảo hiểm y tế tại bệnh viện và các cơ sở chăm sóc sức khỏe khác. Ngoài ra, bằng cách đăng ký thông qua cổng thông tin “Myna” chuyên dụng, người dân có thể tiếp tục sử dụng thẻ của mình mà không cần nộp các thủ tục giấy tờ quan liêu nặng nề thường được yêu cầu khi tình trạng của họ thay đổi, chẳng hạn như khi tìm việc làm, thay đổi công việc hoặc chuyển nơi cư trú. Các thẻ này cũng tập hợp thông tin y tế về các lần khám, thuốc men và chi phí y tế, giúp cá nhân và bác sĩ phục vụ họ dễ dàng truy cập và theo dõi dữ liệu liên quan đến sức khỏe cá nhân của họ. Ngoài ra, thẻ còn được liên kết với hệ thống e-Tax của Cơ quan thuế quốc gia, giúp chủ thẻ dễ dàng nhập chi phí y tế khi khai thuế.

Tuy nhiên, việc triển khai cơ sở hạ tầng cần thiết, bao gồm cả đầu đọc thẻ, là một vấn đề và tính đến tháng 10 năm 2021, chưa đến 10% cơ sở y tế có thể chấp nhận thẻ My Number.

Các kế hoạch được thực hiện để trang bị cho điện thoại thông minh vào đầu năm 2023 các chức năng cho phép sử dụng thẻ My Number cho các mục đích như xác minh điện tử và cho phép chủ thẻ đăng ký trực tuyến cho dịch vụ chăm sóc trẻ em và các dịch vụ khác của thành phố. Thẻ cũng dự kiến ​​sẽ được tích hợp với giấy phép lái xe và thẻ cư trú bắt đầu từ đầu năm 2025.

-    Để khuyến khích số hóa trong cuộc sống hàng ngày, Cơ quan Kỹ thuật số đã tạo ra các hệ thống dịch vụ hành chính tiên tiến hơn đồng thời thúc đẩy sự phối hợp dữ liệu giữa các lĩnh vực như chăm sóc sức khỏe, giáo dục, phòng chống thiên tai, quản lý cư trú, hợp đồng.

Nhật Bản coi việc sử dụng rộng rãi dữ liệu là chìa khóa để giải quyết các vấn đề xã hội và đảm bảo môi trường cạnh tranh trong xã hội kỹ thuật số. Cốt lõi của chiến lược dữ liệu toàn diện của nó là thúc đẩy dữ liệu mở, thông tin mà bất kỳ ai cũng có thể truy cập, sử dụng hoặc chia sẻ. Bằng cách tiết lộ rộng rãi dữ liệu công cộng, chính phủ mong muốn cải thiện cuộc sống của người dân và kích thích hoạt động kinh doanh, góp phần phát triển kinh tế và xã hội.

Trọng tâm của chiến lược là phát triển các cơ quan đăng ký cơ sở chứa dữ liệu xã hội cơ bản, bao gồm dân số, tập đoàn, đất đai, tòa nhà và sự công nhận của chính phủ và các tổ chức. Cơ quan Kỹ thuật số sẽ hướng dẫn cách thiết lập các nền tảng và cơ sở đăng ký cơ sở để cộng tác dữ liệu, nhưng nếu nó có thể thành công trong việc tạo ra một hệ sinh thái bền vững, trong đó dữ liệu luôn sẵn có với chi phí tối thiểu, thì lợi ích cho người dân, công ty và xã hội là một toàn bộ sẽ rất lớn.

Tuy nhiên, một thách thức to lớn sẽ là xây dựng mức độ tin cậy cần thiết của công chúng vào sự an toàn của các cơ quan đăng ký, bao gồm bảo vệ chống lại các cuộc tấn công mạng và bảo vệ thông tin cá nhân.

Có thể thấy Cơ quan Kỹ thuật số ra đời là một bước tiến lớn đầu tiên của Nhật Bản trong việc bắt kịp các quốc gia tiên tiến khác trong lĩnh vực kỹ thuật số. Tuy nhiên, nó cần nhiều hơn một ngân sách khổng lồ và thẩm quyền rộng lớn để thành công trong các mục tiêu của mình. Nó phải là người mang tiêu chuẩn cho tất cả các bộ và cơ quan, không chỉ trong việc áp dụng các công nghệ kỹ thuật số mà còn trong việc kết nối với các nhân vật hàng đầu trong các lĩnh vực CNTT khác nhau và trong việc chuyển đổi cách thức hoạt động của chính phủ theo những cách thức cốt lõi.

Điều quan trọng không kém là nhu cầu cung cấp cho công chúng các dịch vụ kỹ thuật số an toàn và đáng tin cậy trong khi vẫn lắng nghe dư luận để hướng dẫn họ tiến lên. Để đạt được mục tiêu này, cơ quan đã phát triển một “hộp ý tưởng kỹ thuật số”, một nền tảng cộng đồng để thu hút ý kiến ​​và ý tưởng từ các công dân được chia sẻ và thảo luận cởi mở. Và vào tháng 10 năm 2021, cơ quan này đã ra mắt phiên bản ban đầu có tên là“PoliPoli Gov”.

Cơ quan Kỹ thuật số đã hứa hẹn sẽ mở đường cho công dân đưa ra ý kiến ​​của họ về các chính sách và dịch vụ ảnh hưởng đến cuộc sống của họ. Bằng cách tạo ra sự hợp tác linh hoạt và cởi mở giữa nhiều Bộ, nó có thể đạt được các mục tiêu chính là hiện thực hóa một xã hội kỹ thuật số và cung cấp các dịch vụ của chính phủ thuận tiện cho mọi người dân.

3. Kết quả sau một năm hoạt động của Cơ quan Kỹ thuật số

Sau một năm triển khai, Cơ quan Kỹ thuật số vẫn chưa đạt được những bước tiến lớn như mong đợi. Nguyên nhân chủ yếu là do thiếu nguồn nhân lực.

Cơ quan Kỹ thuật số được thành lập bởi Thủ tướng Yoshihide Suga năm 2021 nhưng không lâu sau đó, Thủ tướng đã từ chức. Và người tiếp quản Cơ quan cho biết, họ không có đủ nhân viên bởi nhiều nhân lực thuê từ khu vực tư nhân đều là bán thời gian.

Cùng với việc thiếu nhân sự, việc hợp tác từ các Bộ cũng bị thờ ơ. Khó khăn còn nằm ở chỗ việc sử dụng hệ thống thẻ “My number” nằm ngoài các khoản thanh toán thuế và an sinh xã hội. Như đã thấy, khi Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi Nhật Bản đang thúc đẩy thẻ “My Number” thay thế thẻ bảo hiểm y tế, các quan chức của Bộ đã đưa ra kế hoạch trả tiền cho thiết bị đọc thẻ sẽ được lắp đặt tại các cơ sở y tế. Nhưng họ không cần quá nhiều thời gian để nhận ra rằng việc cho phép các tổ chức tính chi phí lắp đặt vào phí y tế và yêu cầu bệnh nhân trả thêm tiền sẽ không được lòng công chúng. Bởi vì những người gặp khó khăn trong việc chuyển đổi thẻ “My Number” của họ để tiếp quản các chức năng của thẻ bảo hiểm y tế cuối cùng sẽ thêm nặng gánh.

Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi Nhật Bản đã đề đạt vấn đề này lên Văn phòng Thủ tướng, nhưng họ đã đáp trả bằng cách phớt lờ chúng.Và tình trạng thiếu nhân sự kinh niên đã buộc Cơ quan Kỹ thuật số phải trì hoãn một năm kế hoạch thống nhất các hệ thống máy tính thông tin do từng Bộ quản lý riêng lẻ bằng một dữ liệu số của Chính phủ để giảm chi phí.

Tuy nhiên, Cơ quan Kỹ thuật số cũng đã đạt được những thành công, chẳng hạn như trong vòng ba tháng đã phát triển ứng dụng xác nhận người dùng điện thoại thông minh đã được tiêm phòng COVID-19.

Người kế nhiệm Thủ tướng Suga, Thủ tướng Fumio Kishida, cũng đã đưa ra một kế hoạch mới nhằm cung cấp năng lượng cho các vùng nông thôn thông qua công nghệ thông tin, nhưng tránh việc nhấn mạnh về số hóa dữ liệu trong các Bộ của chính phủ trung ương.

Hiện nay, Cơ quan Kỹ thuật số có khoảng 200 dự án đang thực hiện. Kế hoạch là thiết lập các mục tiêu số cho mỗi dự án, giống như khu vực tư nhân, và bố trí lại nhân sự tùy thuộc vào mức độ đạt được các mục tiêu[3].

Kết luận

Như vậy là, tuy Nhật Bản đã nhận ra được tầm quan trọng không thể trì hoãn của quá trình chuyển đổi số trong xã hội, nhưng việc triển khai thực hiện vẫn còn nhiều điều chưa khả thi. Các nguyên nhân dẫn tới những trì trệ bao gồm việc thiếu nguồn nhân lực, thiếu kinh phí và cả định hướng xuyên suốt là bài học mà nhiều quốc gia đang trong quá trình chuyển đổi số có thể rút kinh nghiệm trong tương lai.

Tổng hợp và phân tích

Nguyễn Thị Ngọc Anh

Trung tâm nghiên cứu Nhật Bản

Tài liệu tham khảo

1. “Digitalization in Japan”, https://www.linkedin.com/pulse/digitalization-japan-dirk-de-ruyver

2. “Can the new digital agency transform Japan into a tech-savvy society?”, https://www.nippon.com/en/in-depth/d00773/

3. “ Firsr year for digital agency shows the need for a reboot”, https://www.asahi.com/ajw/articles/14709521